1. Rechtzeitig vorbereiten und Zeit einplanen

• Die erste digitale Antragstellung benötigt Vorlaufzeit, besonders wenn Sie noch kein sicheres Anmeldeverfahren über ELSTER besitzen.
• Beantragen Sie frühzeitig die erforderlichen Zugänge (BUND-ID, ELSTER-Zertifikat oder Unternehmenskonto/MUK).
• Die postalische Zusendung des Aktivierungscodes kann bis zu 14 Tage dauern.
• Für BUND-ID (Privatpersonen) muss ggf. die Online-Ausweisfunktion bei der zuständigen Meldebehörde aktiviert werden.

2. Zugangsdaten bereitstellen und prüfen

• Privatpersonen (Bauherrenschaft): BUND-ID mit Online-Ausweis oder ELSTER-Zertifikat.
• Unternehmen (Architekten): Unternehmenskonto (MUK) mit ELSTER-Zertifikat.
• Halten Sie für die Beantragung bereit:
  • 11-stellige Steuer-ID (für Privatpersonen)
  • Steuernummer (für Unternehmen, Steuer-ID allein reicht nicht)
• Prüfen Sie die Aktualität Ihrer Meldedaten. Passen Sie diese ggf. gegenüber den zuständigen Einwohnermeldeamt.

3. Beteiligte und Vollmachten organisieren

• Für digitale Bauanträge benötigen alle Beteiligten ein Anmeldeverfahren mit „hohem“ Vertrauensniveau. Typische Rollen: Entwurfsverfassende, Freizeichnende/Bauherrschaft, Vertreter, sonstige Beteiligte (Nachbarn)
• Legen Sie vorab fest, wer den Antrag digital einreicht, da diese Person der alleinige Kommunikationspartner zur Baurechtsbehörde ist.
• Falls ein Vertreter (z.B. Entwurfsverfasser) einreicht, ist es ratsam, eine entsprechende Vollmacht des Bauherren (inkl. Zustellungsbevollmächtigung) einzureichen.
• Auch Bauherrengemeinschaften müssen u. U. einen Vertreter mit Vollmacht benennen.

4. Digitale Dokumente korrekt vorbereiten

• Format: Alle Dokumente ausschließlich im PDF/A-Format hochladen (gesetzlich vorgeschrieben für Langzeitarchivierung).
• Dateinamen:
  • Max. 25 Zeichen
  • Keine Umlaute (ä, ö, ü)
  • Muster: [Ordnungszahl]_[TT.MM.JJJJ]_[Bezeichnung].pdf
• Einzeldokumente:
  • Dokumente immer getrennt hochladen – auch zusammenhängende Inhalte als separate Dateien.
  • Dokumente müssen in Leserichtung und im korrekten Maßstab vorliegen.
• Sicherheit:
  • Keine Hyperlinks oder Verlinkungen in Dokumenten.
  • Bearbeitungsrechte nicht einschränken, sonst drohen Nachforderungen.

6. Vollständigkeit sicherstellen und Nachreichungen planen

• ViBa BW speichert Eingaben und Uploads automatisch.
• Prüfen Sie vor der Einreichung die Vollständigkeit, um Nachforderungen zu vermeiden.
• Nachreichungen: 
  • Pro Nachricht max. 5 Dokumente
  • Mehr Dokumente über mehrere Nachrichten senden

7. Digitalen Antrag einreichen

• a. Nach der digitalen Einreichung hat die zuständige Baurechtsbehörde Zugriff auf Ihre Unterlagen
• Bis dahin können nur Sie und die von Ihnen berechtigten Beteiligten die Antragsdaten einsehen.
• Ab Einreichung läuft die gesamte Kommunikation ausschließlich über den Nutzenden, der den Antrag abgesendet hat (Einreicher).

Freizeichnung des Antrages:

Bevor Sie Ihren Antrag verbindlich einreichen können, ist die Freizeichnung des Antrages erforderlich. Die Freizeichnung umfasst die Antragsdaten und Unterlagen.
Mit der Freizeichnung wird die Richtigkeit bzw. das Einverständnis über die einzureichenden Antragsdaten und Unterlagen bestätigt.
Die Freizeichnung Ihres Antrags kann je nach Rolle in der Beteiligung durch folgende Mitwirkende erforderlich sein: 

• Bauherrschaft
• Entwurfsverfasser
• Vertretung der Bauherrschaft

Bei der Zusammenarbeit zwischen Entwurfsverfasser und Bauherrschaft und/oder Vertretung der Bauherrschaft müssen sowohl Entwurfsverfasser als auch (Vertretung der) Bauherrschaft freizeichnen. Es wird empfohlen, dass der Entwurfsverfasser erst nach Freizeichnung der Bauherrschaft prüft und freizeichnet sowie einreicht.

Einreichung des Antrages bei der Behörde:

Die Einreichung des Antrages erfolgt je nach Rolle durch einen der folgenden Mitwirkenden:

• Entwurfsverfasser (nur gültig mit Vorlage einer Vollmacht)
• Bauherrschaft
• Vertretung der Bauherrschaft (nur gültig mit Vorlage einer Vollmacht)

Der/die Einreichende des Antrags wird zum/zur direkten Ansprechpartner/in für die Baurechtsbehörde. 
Die Übermittlung von Informationen zum Bearbeitungsstand, Nachforderungen, Rückfragen sowie die Bescheidzustellung (Nachrichten) erfolgt ausschließlich und direkt über das Virtuelle Bauamt zwischen dem/der Einreichenden und der Baurechtsbehörde. 
Es ist nach Einreichung eines Antrages bei der Baurechtsbehörde nicht möglich, eine weitere Person/Organisation als den/der Einreichenden in die Kommunikation und Übermittlung von Nachrichten mit der Baurechtsbehörde einzubeziehen. 
Alle vor Einreichung des Bauantrages in der Phase der Antragstellung beteiligten und berechtigten Personen / Organisationen verlieren mit Einreichung des Antrages ihren Zugriff auf den Antrag.